Onko sinulla aina kiire tai tuntuuko siltä, että kaikki tehtävät kasaantuvat viikossa yksille ja samoille päiville? Tuntuuko sinusta siltä, että juokset paikasta toiseen, mutta valmista ei tunnu koskaan tulevan? Koetko, että uutta tehtävää vain tuppaa tulemaan kalenteriin, vaikka sinulla ei olisi aikaa tehdä niitä?
Tässä postauksessa annan sinulle vinkkejä miten saat ajankäyttösi paremmin hallintaan. Aivan ensimmäiseksi sinun kannattaa selvittää, mihin aikasi tällä hetkellä kuluu. Sen jälkeen alat niputtaa samankaltaisia tehtäviä yhteen ja opettelet merkitsemään tehtävät kalenteriin järkevällä tavalla.
1 Kirjaa ylös nykyinen ajankäyttösi
Aivan ensimmäiseksi sinun täytyy selvittää, mihin aikasi tällä hetkellä kuluu. Sen selvittäminen vaatii vähän aikaa ja viitsimistä, mutta vaivannäkö kannattaa. Kun tiedät mitä nyt teet ja missä järjestyksessä sekä teetkö samoja asioita monta kertaa päivässä, voit myös miettiä mitä voisit tehdä toisin ajan säästämiseksi.
Tarvitset kirjaamiseen vain tyhjän paperin, kynän ja jonkin ajanottovälineen. Tyhjän paperin sijasta voit tulostaa valmiin lomakkeen klikkaamalla lomakkeen oikean ylälaidan neliötä, jossa on nuoli.
Kätevin ajanottoväline on minun mielestäni matkapuhelimen ajastintoiminto ja on useimpien saatavilla.
Miten ajanotto toimii?
Aseta puhelimeen hälytys 30 minuutin välein. Kun 30 minuuttia on kulunut, kirjaa ylös mitä olet sen aikana tehnyt. Aseta uusi hälytys 30 minuutin päähän ja sen kuluttua umpeen kirjaa jälleen mitä olet tehnyt. Jatka näin koko päivä ja toista yhteensä 3 peräkkäisenä päivänä.
Jos 30 minuuttia tuntuu pitkälle ajalle, voit lyhentää tehtävien tekoaikoja 15 minuuttiin tai pidentää niitä vaikka useaksi tunniksi. Muista kirjata kaikki listaan, myös suihkussa käynnit, ruoanlaitot ja ruokailutauot.
Esimerkki merkinnöistä:
| Aamukahvi ja aamupala, lehden lukeminen | 30 minuuttia |
| Automatka | 60 minuuttia |
| Kokous | 135 minuuttia (2 tuntia ja 15 minuuttia) |
| Ajomatka | 60 minuuttia |
| Ruokatauko | 30 minuuttia |
Jos päivittäiset tehtäväsi ja aikataulusi vaihtelevat paljon kuten minulla, voi olla vaikeaa luoda säännöllistä rutiinia tehtäville. Vaikka jokapäiväistä rutiinia ei syntyisikään, omien tekemisten seuraaminen antaa kuitenkin hyvän käsityksen siitä mitä voisit tehdä toisin ajan säästämiseksi.
2 Mieti miten eri tehtäviä voit niputtaa päivän ja viikon aikana
Kun tiedät, mihin aikasi nyt kuluu, voit miettiä seuraavaksi miten eri tehtäviä voi niputtaa niin, että voit keskittyä pidempään yhteen asiaan, päivittäiset tehtäväsi sujuvat jouhevammin ja tehtävät jakautuvat tasaisemmin viikon ajalle. Niputtamista on helpointa kuvata yksinkertaisella esimerkkipäivällä.
Esimerkissä päivän tehtävät sijoittuvat kotiin ja sen lähiympäristöön. Esimerkki 1 kuvaa päivää ennen tehtävien niputtamista ja esimerkki 2 päivää niputtamisen jälkeen.
Esimerkki 1:
- klo 9 puhelut
- klo 10 kokouksen esityslistan laatiminen
- klo 11 kaupassakäynti + matkat edestakaisin
- klo 12 yhdistyksen jäsenlistan päivittäminen
- klo 13 lääkärikäynti + matkat edestakaisin
- klo 15 siivous
Esimerkki 2:
- klo 9 puhelut
- klo 9.30 kokouksen esityslistan laatiminen
- klo 10.30 yhdistyksen jäsenlistan päivittäminen
- klo 11.30 siivous
- klo 13 lääkärikäynti + yhdensuuntainen menomatka
- klo 15 kaupassakäynti + yhdensuuntainen paluumatka
3 Merkitse tehtävät kalenteriin
Suunnittele ja merkitse päivän, viikon ja kuukauden tehtävät kalenteriisi. Itse merkitsen pakolliset menot sitä mukaa, kun ne tiedän. Edellisellä viikolla yleensä tiedän seuraavan viikon pakolliset tehtävät ja suunnittelen viikon muut tehtävät sen mukaan, miten ne sopivat aikatauluun. Yllätyksiä voi tulla ja siksi tarkistan tehtävät vielä seuraavan päivän tehtävät edellisenä päivänä.
Kalenterisi voi olla tavallinen taskukalenteri, puhelimesi kalenteri tai, jos haluat käyttää luovuuttasi, vaikka bullet journal –kalenteri. Pääasia on se, että se palvelee tarkoitustaan eli saat siihen ylös menosi, tehtävälistasi jne. ja se, että kalenteri on kätevästi muokattavissa.
Merkitse kalenteriin päiväsi mahdollisimman tarkkaan. Mitä kiireisempää on, sitä tarkemmin tehtävät on syytä merkitä kellonaikoineen. Päivitä kalenterisi heti, kun tiedät jonkin uuden tehtävän ajankohdan. Itse olen kokenut parhaimmaksi pitää kahta kalenteria ja lisäksi minulla on vielä kolmas päiväkirjamainen kalenteri.
Business Calendar –sovellus puhelimeen
Tärkein kalenterini löytyy puhelimestani. Olen asentanut puhelimeen Business Calendar –sovelluksen (BC), johon kirjaan ylös kaikki menot ja muistettavat asiat lukuun ottamatta päivittäisiä rutiineja, kuten suihkussa käynnit. BC:iin merkitsen paitsi sovitut tapaamiset, myös muun muassa seuraavanlaisia merkintöjä: käy kylässä XX:n luona, soita X:lle, tarkista X-asia, kirjoita XX ja niin edelleen. Puhelimen kalenteri on eräänlainen kaiken tekemisen kalenteri.
Business Calendar –sovellukseen on mahdollista merkitä tehtävät sekä tapahtumina että tehtävinä. Tehtävät on helpompi kirjata kalenteriin tapahtumina, mutta tehtävinä ne on helpompi kuitata tehdyiksi. Kalenteri on osittain englanninkielinen, mutta riittävän yksinkertainen jokaiselle oppia käyttämään.
Jos sinulla on aiemmin ollut käytössä Google-tiliisi yhdistetty Google-kalenteri, ei hätää. Saat Google-kalenterin tiedot yhdistettyä BC:iin helposti ja nopeasti. Samoin kirjoittaessasi Business Calendariin tehtäviä, näkyvät ne myös Google-tilin kalenterissasi myös tietokoneella.
IsoTimer -kalenterisovellus
Tällä hetkellä testaan myös toista puhelimen kalenterisovellusta nimeltään isoTimer. Kalenterissa on kätevää se, että eri tyyppiset tehtävät voi merkitä eri väreillä. Monissa puhelimen kalenterisovelluksissa tämä on maksullista. Kätevää on myös se, että heti etusivulla näkyvät erillisissä kohdissa sekä kuukausikalenteri, että päivän tehtävälista.
Huono puoli on se, että se ei tule näkyviin kuukausinäkymään.
Myös isoTimerin on mahdollista yhdistää Google-tiliin ja se on englanninkielinen, mutta helppo käyttää. Jos tykästyn isoTimeriin, vaihdan ehkä siihen sovellukseen jossakin vaiheessa kokonaan.
Perinteinen taskukalenteri
Itse kuljetan käsilaukussani matkassa aina myös ajantasaisesti päivitettyä taskukalenteria. Taskukalenteriin kirjoitan ylös kaikki sovitut pakolliset tapaamiset tai muuten suunnitellut menot, mutta jätän pois muut muistettavat asiat, jotka eivät ole pakollisia hoitaa juuri sinä päivänä ja jotka voin tarvittaessa siirtää.
Taskukalenterin otin käyttöön, kun huomasin olevan vaikeaa tarkistaa puhelimen kalenterista sopivaa ajankohtaa uusille menoille samalla kun puhuu puhelimessa. On vain kätevämpää pitää puhekontakti koko ajan yllä, kaivaa laukusta taskukalenteri ja sopia se aika. Ajan voi merkitä saman tien taskukalenteriin ja heti puhelun loputtua merkitä puhelimen kalenteriin.
Bullet Journal
Minulla on käytössä myös Bullet Journal eräänlaisena päiväkirjakalenterina. Bullet Journaliin merkitsen kaikki samat menot kuin taskukalenteriinkin, mutta se ei välttämättä ole aina aivan ajan tasalla. Jos viikko on ollut kiireinen, kirjoitan ylös kuluneen viikon tehtävät vasta loppuviikolla sekä ne menot, jotka tiedän olevan edessä seuraavalla viikolla.
Bullet Journal toimii minulla päiväkirjamaisena kalenterina. Se on siitä kiva, että voin käyttää kalenterissa omaa luovuuttani. Vuoden 2019 kalenteri sisältää paljon kuvia vuoden tapahtumista, matkoista ja läheisistäni. Kalenterissa on myös omia piirroksiani, tehtävälistoja ja kaikkea muuta mitä kulloinkin on mieleen tullut. Kalenteriin on kiva palata myöhemminkin muistelemaan.
Tutustu Bullet Journaliin täältä.
Esimerkiksi Pinterestistä löydät myös paljon kuvia metodiin liittyen.
Seuraavalla kerralla
Seuraavassa postauksessa jatkan samasta aiheesta eli miten voit hallita ajankäyttöäsi paremmin. Tulen kertomaan sinulle miten voit merkitä kalenterin tehtävät eri värikoodeilla, priorisoida tehtäviä tärkeys- ja kiireellisyysjärjestykseen sekä asettamaan tehtävien tekemiselle aikarajoja.
