Viime kerralla kerroin sinulle, miten voit parantaa ajanhallintaasi. Neuvoin ensin selvittämään, mihin aikasi tällä hetkellä kuluu ja sitten niputtamaan samankaltaisia tehtäviä yhteen. Lopuksi annoin vinkkejä erilaisista kalentereista puhelinsovelluksista Bullet Journaliin.
Tällä viikolla käyn läpi kalenterin eri tehtävien merkitsemistä väreillä, tehtäville annettavia aikarajoja ja niiden jaottelemista tärkeyden ja kiireellisyyden perusteella. Aivan lopuksi haluan muistuttaa sinua siitä, että tärkeää aikataulujen laatimisen aikana on myös varata aikaa itselleen ja levolle.
1 Merkitse kalenterin tehtävät eri värikoodeilla
Voit määritellä kalenterissa oleville tehtäville eri värikoodit tehtävien kategorioiden mukaan. Paperikalenterissa voit käyttää esimerkiksi erivärisiä yliviivauskyniä ja puhelimessa sovellus voi tarjota värikoodeja joko ilmais- tai maksullisessa versiossa. Kun tehtävät on värikoodattu, näet heti kalenterin avatessasi viikkonäkymästä miten eri tyyppiset tehtävät jakautuvat viikon aikana.
Itse käytän värikoodeja puhelimen isoTimer –sovelluksessa ja Bullet Journalissa. Olen jakanut tehtävät seuraaviin kategorioihin: Kotityöt, kokoukset, koulu, hemmottelu, paperityöt, henkilökohtaiset menot ja blogi. Jokainen niistä on eri värikoodeilla. Jos joku tehtävä ei sijoitu mihinkään näihin kategorioihin, merkitsen ne harmaalla värillä.
2 Suunnittele päivittäisille tehtäville aikarajat ja priorisoi ne
Kun varaat tehtäville aikaa kalenteriisi, muista myös miettiä niille päivittäiset aikarajat ja priorisoida tehtävät tärkeys- ja kiireellisyysjärjestykseen.
Sinulla voi olla paljon tapaamisia ja muita menoja, joille on sovittu tarkka kellonaikansa, etkä voi muuttaa niitä. Mutta päivässä on monia muitakin tehtäviä, joiden ajankohtaan ja niille varattuun aikaan voit itse vaikuttaa.
2.1 Aseta eri tehtäville aikarajat
Kun varaat tehtäville aikarajoja, muista varata aikaa myös niiden oheistoimintoihin. Oheistoiminnoilla tarkoitan esimerkiksi sitä, että vaikka kokous alkaa klo 15, sinun täytyy varata aikaa myös matkoihin kokouspaikalle ja kokouksesta pois.
Aikarajoja on turha asettaa, jos tarkoituksena ei ole pitää myös niistä kiinni. Jos siis olet asettanut ruokatauolle puolen tunnin aikarajan, muista pitää tauko puolessa tunnissa. Mikäli puoli tuntia venyy vartilla, muu aikataulusi uhkaa jo paukkua yli.
Tehtävien aikarajoissa pysymistä ja taukojen pitämisessä voi auttaa esimerkiksi Pomodoro-ajanhallintamenetelmä. Pomodorossa aika jaetaan oletuksena 25 minuutin jaksoihin, joiden välillä on 5 minuutin tauko. Joka neljännen 25 minuutin työskentelyjakson jälkeen pidät pidemmän tauon, joka on 25 minuuttia.
Itse käytän puhelimen TomatoTimer -sovellusta. Sovellusta on helppo käyttää ja oletusasetuksia voi nopeasti muuttaa. Itse olen muokannut hälytyksen ääntä sekä työskentelyaikojen ja taukojen kellonaikoja (30 min – 5 min. – 30 min.)
Voit tutustua TomatoTimeriin täältä.
2.2 Priorisoi tehtävät tärkeysjärjestyksen ja kiireellisyyden mukaan
Priorisoimalla saat tehtyä valmiiksi päivän tärkeimmät tehtävät. Päivän päätteeksi siirrät tekemättä jääneet sen päivän tehtävät seuraavan päivän prioriteettilistalle mahdollisimman korkealle.
Priorisoimalla saat tympeämmätkin tehtävä tehtyä eivätkä ne vaivaa enää vapaa-ajalla. Esimerkiksi itse inhoan imurointia. Kun on vapaapäivä ja siivouksen aika, merkitsen imuroinnin päivän prioriteettilistan kärkeen.
Eisenhowerin matriisi
Tehtävien priorisoinnissa voit käyttää esimerkiksi Eisenhowerin matriisia, jossa tehtävät jaetaan kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella neljään kenttään:
Tärkeä ja kiireellinen:
Tärkeä ja kiireellinen –kenttään tulevat ne tehtävät, jotka pitää hoitaa heti. Usein tämän kentän tehtävät tulevat yllättäen ns. hätätapauksena, eikä niiden hoitamiselle ole siksi osannut varata erillistä aikaa kalenteriin.
Todellisuudessa yllättäen tulevatkaan tehtävät ovat harvoin aidosti tärkeitä ja kiireellisiä, jos olet osannut aiemmin pitää kiinni aikataulustasi. Tärkeä ja kiireellinen tehtävä voi olla esimerkiksi sellainen, että olet unohtanut tehdä tehtävän, jonka pitäisi olla valmis seuraavana aamuna ja muistat sen vasta edellisenä iltana.
Minulle tulee melko usein puheluja ja sähköposteja iltaisin vapaaehtoistyöhön ja luottamustehtäviin liittyen. Puhelun ja sähköpostin sisällöstä saa sen kuvan, että tehtävä pitäisi hoitaa heti. Stressitaso nousee, jos kello on kymmenen illalla ja pitäisi laittaa nukkumaan sen sijaan, että alkaisin sammuttamaan äkillisiä ”tulipaloja”.
Ellei tehtävä ole todella niin akuutti, että se pitäisi olla tehtynä aamuun mennessä, sanon hoitavani sen seuraavan päivän aikana. Olen varannut kalenteriin vähintään tunnin tyhjän ajankohdan, jolloin voin hoitaa nämä kiireelliset tehtävät pois alta. Laitan tehtävän myös heti kalenteriin ylös, etten unohda sitä.
Tärkeät ja ei kiireelliset:
Tärkeät ja ei-kiireelliset tehtävät ovat tärkeitä tehdä, mutta ne eivät ole akuutteja. Tämän kentän tehtäville on yleensä mahdollista varata aikaa kalenterista hyvissä ajoin. Jos tehtävä on laaja, sen voi jakaa myös osiin.
On hyvä, jos tehtävät saa sijoitettua tähän kenttään. Esimerkkinä tärkeästä, mutta ei-kiireellisestä tehtävästä on artikkelin kirjoittaminen lehteen. Lehti määrittää artikkelin toimitukseen lähettämiselle deadline-ajankohdan lehden painoon menon perusteella. Ehdit suunnitella kalenteriin aikataulun artikkelin kirjoittamiselle niin, että se on valmis deadline-päivään mennessä.
Ei tärkeät, mutta kiireelliset:
Ei tärkeitä, mutta kiireellisiä tehtäviä ovat ns. tupsahtelevat tehtävät. Sinulle tulee esimerkiksi sähköpostia, tekstiviestiä tai joku soittaa. Kun sähköposti tai puhelin kilahtaa viestin merkiksi tai puhelin soi, monet tarkistavat viestit heti tai vastaavat puhelimeen.
Tämän kentän tehtävät voivat keskeyttää jonkin toisen tärkeämmän tehtävän tekemisen ja haittaavat keskittymistäsi. Totuus myös on, että vaikka nämä tehtävät tuntuvat kiireellisiltä, ne eivät useinkaan sitä ole.
Kun teet jotakin tärkeää ja kiireellistä, joka ehkä vaatii myös hyvää keskittymistä, voit laittaa puhelimen äänettömälle tai laittaa sähköpostiin vastaajaviestin päälle. Voit ilmoittaa soittavasi esim. klo xx-xx tai vain mahdollisimman pian. Sähköpostin lukemiselle voit jopa varata erillisiä aikoja kalenteristasi.
Työelämässä voi olla mahdollista myös delegoida tehtäviä toiselle ihmiselle, jos sinulla on kiire aikataulu.
Ei tärkeät eikä kiireelliset:
Ei tärkeät eikä kiireelliset tehtävät voit jättää kokonaan tekemättä tai voit tehdä ne vasta sitten, kun on vapaata aikaa. Jos teet tämän kentän tehtäviä, vaikka tärkeitä ja kiireellisiä tehtäviä on tekemättä, kulutat turhaan aikaasi ja olennainen jää tekemättä.
Tehtävien priorisoinnin kannalta nämä tehtävät ovat häntäpäässä. Ne kannattaa tehdä viimeisenä, jos aikaa jää, vaikka usein ne ovatkin niitä kaikkein mukavimpia ja leppoisimpia tehtäviä. Olisi tietenkin hauskaa vain selata netistä vaikkapa kissavideoita tai lukea Facebookista kaverien päivityksiä, mutta se on aina muusta pois.
3 Muista huomioida myös itsesi
Ajanhallinta ei ole vain tehtävien suunnittelua ja tekemistä, vaan järjestelmällinen ajankäyttö on myös sitä, että pystyy varaamaan aikaa levolle ja rentoutumiselle. Jos aikataulu on kiireellinen, täytyy osata delegoida tehtäviä muille. Itseltään ei saa myöskään vaatia liikaa, sillä liiallinen suorittaminen uuvuttaa ja altistaa virheille.
3.1 Delegoi tehtäviä muille
Sääntö numero 1 on, ettei sinun tarvitse aina tehdä kaikkea itse. Jos olet ainoa, joka jonkin tehtävän osaa, opeta se muutamalle muullekin. Kun tiedät, että toinenkin sen osaa, voit kiireisessä tilanteet delegoida tehtävän eteenpäin. Se ei ole sinulta pois, vaan antaa väljyyttä kalenteriisi.
Itse olen aiemmin ollut huono delegoimaan tehtäviä toisille. Olen ajatellut, että kun jokin tehtävä minulle annetaan, minun on itse se myös tehtävä. Oli minulla sitten muuten miten kiire tahansa. Pahimmillaan kasautuvat tehtävät ovat aiheuttaneet stressiä.
Niin vaikeaa kuin minun on ollutkin oppia sanomaan ei, se on ollut välttämätöntä. Samalla kun olen oppinut sanomaan ei, on ollut opeteltava myös delegoimaan tehtävä toiselle ilman huonoa omaatuntoa.
3.2 Älä vaadi itseltäsi liikaa
Kukaan ei ole täydellinen, eikä täydellisyyttä saa vaatia itseltään tai muilta. Riittää, kun teet parhaasi siinä ajassa ja niillä taidoilla, joita sinulla on. Jos yrität liikaa, väsytät vain itsesi.
Tämä on minun akilleen kantapääni. Odotan aina itseltäni lähes täydellistä suoritusta ja eihän se koskaan onnistu. Hyvä esimerkki liiasta yrittämisestä on se, kun kirjoitin erään mielipidekirjoituksen jokin aika sitten.
Aloitin kirjoittamisen luonnoksella. Sen jälkeen lähdin muokkaamaan sisältöä järkevämpään muotoon. Kun olin muokannut, huomasin virheen siellä ja täällä ja muokkasin taas tekstiä lisää. Sen jälkeen muokkasin muokkauksen muokkausta jne. Ellei deadline-päivää olisi ollut, muokkaisin samaa kirjoitusta varmaan vieläkin.
Mutta vaikka odotan itseltäni joskus vähän liikaakin, en jää murehtimaan “epätäydellistä suoritustani”. Täytyy antaa periksi ja päästää irti, vaikka ei ole tehnytkään mielestään täydellistä jälkeä. Kun päästää irti, asiat eivät jää vaivaamaan jälkeenpäin mieltä.
3.3 Muista varata aikaa myös rentoutumiselle
Jos et varaa aikaa levolle ja harrastuksillesi, elämästäsi tulee pelkkää suorittamista. Muista siis nukkua riittävästi ja varata aikaa vain omia tarpeitasi varten. Muutamaa tuntia ennen nukkumaanmenoa älä kuitenkaan harrasta enää mitään kovin aktiivista, koska se vaikuttaa rentoutumiseen nukkumaan mennessä.
Itse katson usein televisiota illalla. Sängyssä ennen nukahtamista luen kirjaa. Kirja auttaa minua irrottautumaan kuluneesta päivästä ja viemään ajatukset pois arjen tekemisestä.
Lopuksi
Toivottavasti olet saanut hyviä vinkkejä ajanhallintaan tämän kirjoituksen ja aiemman ajanhallintaan liittyvän postaukseni avulla. Aiempi postaus löytyy täältä.
Sinun ei tarvitse kokeilla kaikkia neuvojani, vaan poimia vinkeistä vain itsellesi sopivat keinot. Suosittelen kuitenkin, että teet aivan ensimmäisen aiemmassa postauksessani olevan tehtävän eli kirjaat ylös nykyisen ajankäyttösi.
Nykyisen ajankäytön kirjaaminen auttaa sinua oivaltamaan, mihin päiväsi tällä hetkellä kuluu. Huomaat mitkä ovat aikasyöppösi eli mitkä ovat ne tehtävät, jotka kuluttavat liikaa nykyistä aikaasi ja joita karsimalla saat päivästäsi ajankäytöllisesti järkevämmän.
Tällä viikolla olen aloittamassa päiväopinnot, joten ensi viikolla kirjoitan koulun alkamisesta ja ensimmäisistä fiiliksistäni sen suhteen. Nyt voin jo sanoa, että jännittää jonkin verran. Kun on tällainen viiskymppinen, ei koulun penkillekään siirtyminen ole enää ihan simppeli juttu.
